中國科協學會服務中心辦公自動化系統案例

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建設背景

 

中國科協學會服務中心是公益一類事業單位,主要為中國科協所屬全國學會提供支持和服務工作。隨著業務的發展,中心作為服務機構也面臨著越來越繁重內部辦公業務,依托傳統的電話、紙質流轉辦公模式,已不能滿足管理的時效性和準確性的要求;中心行政辦公主要涉及公文運轉、信息審批、會議管理、信息資料發布等業務,但目前仍處于手工處理及管理狀態,以紙質單據進行人工流轉簽批的流程,大大的降低了辦事效率,不管從時間還是空間上都受到嚴重的約束,處于相對比較落后的辦公現狀。

因此,為了有效提高工作效率、促進發展,有必要通過建立一套"流程規范、權責明晰、操作簡便、安全高效"的,符合中心自身特點的協同辦公系統和移動辦公平臺,實現內部綜合辦公業務的網絡化、信息化,實現全國學會各部門跨地域對外聯絡和溝通,高時效地協同工作。

目前,以移動互聯網為代表新興政務應用平臺、輿論媒體平臺,已成為黨和政府高度重視的新型政務管理、宣傳輿論陣地。隨著移動應用場景與傳統電子政務、網絡協同辦公等信息應用技術的快速融合發展,結合中國科協學會服務中心自身管理需求,建立一套兼容移動互聯網的新型電子政務和網絡協同辦公的管理平臺,是進一步提升中國科協學會服務中心行政效能、加強行政管理、建設現代化機關的重要技術基礎和現實選項。

本次項目建設是通過中國科協學會服務中心辦公自動化改造開發項目,加強部門協同工作能力,促進信息共享、明確權責、提高效能。

 

建設成果

 

本次項目重點工作分為兩個方面,一是建立"一站式"協同辦公系統,二是建立中國科協全國學會聯絡平臺,并以合協同辦公系統的業務基礎實現移動辦公。

系統主要包含基礎支撐平臺、政務工作臺、公文管理、政務信息管理、會議管理、督辦管理、內容發布、請假管理,以及移動辦公等子系統。

中國科協學會服務中心辦公自動化系統主要建設成果如下:

規范工作、強化制度執行。將各項日常辦公管理制度、細則等固化在軟件平臺中,借助信息技術輔助機關日常辦公、公文流轉、查詢檢索及事項督辦...等,將行政管理制度"軟件化"、"無紙化",真正實現"以制度管人"。

實時響應、主動服務領導。將機關領導關心的重要事項、政務信息、業務數據等,結合領導在崗、外出、會議、向上級匯報...等不同的應用場景,用圖表簡報、事項提醒等直觀的展現方式,實時匯總并自動推送,改變機關領導"時時查問、不催不動"的被動局面為主動服務,減輕領導工作負擔。

改變傳統手工辦公模式,響應要件/急件辦理。網絡化協同、流程化管理和移動辦公無縫結合的新型辦公模式,提供機關工作人員快速響應急件、要件(如:領導批示件、限時件等)的可靠技術手段,切實提高行政效能。

雙網協同,提供一站式便利辦公環境。中國科協學會服務中心內網和基于VPN安全設備的移動互聯網,雙網協同、互為補充,實現機關工作人員一個賬號、多種終端、隨時隨地接入的一站式便利辦公環境。

文件檢索、痕跡保留、明晰權責。提供便捷、準確、全面的電子文件和信息資料的檢索服務;通過對文件辦理全過程的自動記錄、痕跡保留,加強機關各部門的協同工作能力,促進信息共享、明確權責,建立績效考核的技術基礎。

 

經驗分享

 

規范流程、服務領導、輔助管理
將各項日常辦公管理制度、細則等固化在應用程序中,借助應用軟件技術輔助處理單位的日常辦公、綜合信息管理等工作,將相關行政管理工作條理化、制度化、規范化。減少個人主觀因素對工作的影響,實現日常行政管理工作的量化。

綜合信息數據服務
利用信息化手段、以主動服務的方式為中心各級領導及工作人員提供安全、及時、準確、全面的信息服務。加強各處室協同工作能力,促進信息共享、綜合信息數據服務、輔助領導決策服務和監督問效機制。

提升機關形象、降低行政管理成本
改善傳統手工辦公模式,切實減輕重復繁雜的手工工作量,使機關工作人員能專注于業務本身和工作質量提高,有效提高工作效率和行政效能,提升機關形象、降低行政管理成本。

協同辦公是開展精細化管理的重要抓手
從以往比較粗放的管理模式向精細化管理方向的轉變是科學管理模式的升華。精細化管理的核心是信息化、精確化、細致化和量化,特征是精耕細作,科學管理,提高效率。建設協同辦公系統,有利于進一步抓流程的精細化,有利于抓管控的精細化,有利于抓效率的提高和運作的嚴謹。

移動辦公打造新型辦公理念
實施協同移動辦公是提高辦公效率、加強效能建設的有力武器 ,是開展建設"服務型、效能型"機關的有力技術時保障,能夠大幅度地減輕日常辦公壓力,協同+移動+服務辦公的新型工作模式,能及時得到提示,隨時隨地處理事務。

2019年2月28日 14:05
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